ERP推动企业管理创新 中国北方工业公司

中国北方工业公司（NORINCO）于1980年经国务院批准正式成立，是产品经营与资产经营相结合，集研发、生产、销售、服务为一体的企业集团，主要从事防务产品、国际工程承包、光电、化工、运动器材、车辆、物流等业务。
北方工业面向市场，不断开发高新技术防务产品，在精确打击、两栖突击、远程压制、防空反导、信息夜视、高效毁伤、反恐防暴、轻武器等方面，显示了中国国防科技工业的雄厚实力，并以一流的产品和服务赢得各国用户的信赖。 北方工业的国际工程承包、车辆、物流等业务创立了自身品牌，化工、光电、运动器材等业务在技工贸结合基础上形成了较强竞争力。北方工业连续多年进入全球225家最大国际承包商前列，多家控股子公司连续多年获得国家质量效益型先进企业称号。北方工业倡导合作与共赢，不断提升国际国内两个市场统筹运作能力，建立了遍布全球的经营和信息网络，形成了多元化的市场格局。
一、战略规划与风险控制
北方公司ERP项目的实施，源于公司多年来对提高企业管理水平的深入思考，面对国际贸易形式中新技术应用的不断涌现，面对加入WTO后，国企将面临的严峻挑战，必须将公司的管理水平早日与世界化大公司接轨，与国际先进管理理念接轨，才能使北方公司有持续的健康发展。从1998年底，公司开始着手防风险体系的建立。为了更好引入国外先进的管理理念和模式，公司聘请国际知名咨询公司，帮助北方公司全面梳理业务流程及管理流程，经过一年的努力，基本完成了一整套完整的风险控制体系。
完整的风险控制体系，对基础管理提出了更高的标准，也对管理手段提出了更高的要求。为巩固已取得的改革成果，进一步引进先进的管理手段，通过良好的方法将新的管理体制和风险控制体系落实在各项经营管理工作中，公司1999年底开始筹划ERP项目的实施。
为有效控制风险，公司在项目筹划阶段进行了大量细致的调研及分析工作。首先对公司现有管理信息系统进行了评估，同时听取公司相关管理部门的意见，以落实防风险体系，保证公司管理持续改善为目的，全面分析改造现有管理信息系统与引进国外先进的“ERP”软件间的利弊因素，透视ERP实施过程中可能出现的各类风险，并研究对策。通过细致的分析、论证，北方公司决定实施ERP系统实现公司管理的提升。
为了保证项目实施的顺利进行，公司总裁办公会决定由全体公司领导成立项目领导委员会，全面负责项目实施工作中关键问题的决策；由公司吴松生总会计师担任项目负责人，负责项目总体的管理协调；抽调经营管理部主任、信息部主任、财务金融部副主任、人力资源部副主任专职担任项目经理，具体负责项目实施中的工作安排，人员调度等各项工作；从公司相关的业务及管理部门抽调部分业务骨干，组成项目实施小组，与ERP实施顾问一同进行系统实施工作。
二、实施与集成
项目于2000年1月17日正式启动， 4月初完成选型工作，确定了软件供应商、硬件供应商及实施顾问。4月10日项目实施工作正式启动。
在实施过程中，北方公司高层领导始终坚定不移地推动项目实施，并把系统实施与流程改善紧密结合起来，把系统集成作为基本目标。在全面分析利弊的基础上，北方公司决定一次实现财务、分销的全面集成上线，以保证解决财务业务两张皮，同时实现财务与业务流程的无缝连接和信息共享，充分发挥ERP系统功能的优势。如此的集成化实施在中国的ERP项目实施中是较为大胆的。ERP项目小组为保证实施质量，与顾问密切配合，努力学习，同时结合北方公司自身贸易特点，努力挖掘系统功能，以保证业务环节完成有效地进入系统设置中。在系统设计及功能匹配阶段，ERP项目小组与顾问做了大量的测试工作，并反复与业务骨干沟通合理的解决方案，有效地保证了系统设置的顺利完成。北方公司作为国内首家使用ORACLE系统的国有外贸型企业，形成了具有行业特色的完整的解决方案，受到ORACLE评估专家的好评，也为子公司的顺利实施打下了基础。为保证企业用户充分了解系统功能，北方公司项目小组在项目实施进程中创新地加入了在线业务模拟培训，以确保所有用户均能透彻了解系统功能和解决方案，取得良好效果。在公司广大员工的艰苦努力下，2000年11月23日系统顺利上线并行，2001年1月1日系统进入正常运行阶段，2001年3月31日系统并行结束，至今系统运行正常稳定。
鉴于总部实施效果良好，为充分发挥系统的集成性，利用ERP项目实施，推进公司系统的管理创新，2001年11月，公司总裁办公会决定，在2002年内，完成6家专业子公司的ERP推行工作，并将6家子公司的ERP实施定位为管理创新项目，旨在推进子公司形成完整的内部管理体系，提高基础管理水平，以迎接国际化的竞争和挑战。子公司的管理创新项目从企业的战略研讨，到组织架构的优化，从岗位人力素质模型，到绩效考评体系，从企业流程的梳理，到利用系统进行风险点控制，将企业管理纳入系统化的轨道，并利用软件实施，从企业运营的微观处着手，推进管理的科学化和制度化。截至2003年4月六家子公司全部进入正常运营状态。由此，北方公司系统初步实现系统内主要经营单位的信息集成和管理水平的初步提升，通过管理创新，在专业化经营及规范化运作方面有了崭新面貌，公司的利润水平也有了很大改善。
三、原则明确，坚定运营
为保证各上线部门共同维护系统的严肃性和持续性，项目小组结合公司实际情况及管理要求，确定了系统运行的总原则及流程原则、明确系统运行的责任主体，以便对用户行为进行约束和考核，形成新流程模式下的良好工作习惯。
系统运行总原则包括：
（1）领导责任制原则
各部门一把手是ERP系统运行的第一责任人，要做好本部门系统运行的协调、监督、检查工作。
（2）无特例原则
公司ERP正式上线后，所有业务必须按照流程规定在系统中进行相应的操作，凡在系统中无相应信息的业务将被视为无效业务，任何部门不予受理，相应业务也不能作为本部门经营业绩计入本部门绩效。
（3）违规确认原则
凡错误操作、滞后操作、输入错误数据等现象一律被视为违规操作，违规操作的后续操作不得继续进行，否则同样被视为违规操作，违规操作将定期公布。
（4）相互协调原则
由于各上线人员还需要逐步习惯系统操作的方式，因此流程各节点均有责任监督提示流程下节点的操作，避免流程的滞后。
??? 系统运行的流程规则包括以下内容：
（1）流程的控制点规则
控制点主要包括各项审批、模块间信息传递等。所有后续操作必须在确认前项操作准确无误完成后方可进行，如前项操作没有完成，后续操作可以拒绝执行或退回，并通知前项操作及时修改，否则将被确认为双方违规操作。
（2）数据安全性规则
任何上线用户要保证自己登录系统的口令安全，必须保证系统数据的安全保密，不得擅自拷贝数据，任何用户不得超权限修改系统中的数据，以免造成系统数据的错误。
（3）数据准确性规则
用户误操作造成业务数据错误，将追究操作者的责任。操作时有义务检查前项操作的数据准确性，发现错误或有异议时通知前项及时修改并做相应的处理，待数据修改或得到确认后方可进行后续操作。
（4）数据及时性规则
用户应当根据实际业务执行情况及时操作单据，不得待后续业务流程执行出现问题，方进行数据补充，此情况将被认为是违规操作，如后续操作发现不及时提出，将被认为是共同违规操作。
系统运行的责任主体概念包括：
（1）经营管理部是分销模块正确运行的责任主体：负责分销模块基础数据的管理，负责各分销模块业务流程运行的检查，负责系统数据的汇总及稽查。
（2）各分销模块上线业务部门是本部门正确运行的责任主体：负责本部门业务流程的正常运行，负责本部门运行数据的准确，负责系统运行中问题的反馈。
（3）财务金融部是系统财务流程正确运行的责任主体：负责财务各模块业务流程的正常运行，负责财务模块运行数据的准确。
（4）人力资源部是上线用户资格认证及考核的责任主体：负责上线用户考试及资格评定，负责各部门上线绩效考核办法制定与实施。
（5）信息部是系统软硬件正常运行的责任主体：负责系统软硬件的维护，保证系统正常运行，负责解决系统软硬件运行中出现的问题，负责协助各上线部门解决流程及数据中存在的问题。
四、评估与优化
北方公司ERP系统共上线九个主要模块，包括：销售、采购、库存、总帐、应收、应付、固定资产、现金管理和人力资源，上线人员近百人，基本实现了公司主要业务环节的有效链接和正常的业务控制。为客观评价北方公司ERP系统的使用情况，为下一步向子公司的逐步推广建立模板，北方公司与实施顾问公司共同邀请ORACLE公司及其他相关部门的专家学者对北方公司ERP项目进行评估。
ORACLE公司派出资深的咨询顾问，以加强整个企业业务处理的集成化及信息资源的共享；强化企业内部控制；减少业务操作的重复劳动；初步实现提供及时可靠的绩效评估信息，对企业制定总体发展目标进行有效的考核；为以后采用电子商务与外界直接业务交流和沟通奠定信息基础等5个方面为重点，对系统进行考核，以确认是否已经实现业务处理和信息处理的同步，具备结束新旧系统并行的条件；是否实现数据的实时录入，并在ERP系统中准确、及时反映业务信息。顾问们阅读了项目实施过程中的各种阶段性文件、系统操作手册等资料；与8个部门近20位用户进行了访谈，并为北方公司出具了评估报告。评估报告的基本评价是：启用了解决方案设计的相关功能，并且运用情况良好；制定了明确的岗位职责、基本业务流程、基础数据维护流程、岗位操作手册等管理制度，相关文档完善、实用；业务人员对岗位职责、业务流程有明确的认识，业务操作较熟练；能够及时、正确地录入或引入相关信息，财务信息与销售信息的集成性好，数据精度较高；ERP实施已完成数据采集与处理阶段，用户对系统已提出更高的管理需求；建立了对系统有深刻理解的队伍，培养出企业专门的管理和技术人才；尽管对于部分部门而言，存在工作量增加的问题，但对于企业整体信息的完整性和全面性而言，则有很大提高，更加便于管理信息的获取。
在总部解决方案及实施过程经过评估后，公司进行了6家子公司的实施，在6家子公司实施过程中，为保证解决方案的最优化，公司在解决方案的探讨、设置文档确认以及系统上线运行后等阶段，分别请ORACLE公司进行评估，更加强了评估的针对性和有效性。
五、构建数据仓库
系统的顺利上线只是实施工作的结束，而ERP的深入应用工作才刚刚开始。北方公司充分认识到适应公司发展需要的信息系统是不可能靠花点钱一次性解决的，需要在实践中去摸索、完善。ERP项目关键用户紧密关注系统运行状况，发现问题及时解决，不断进行流程优化工作，使系统流程更加符合北方公司的业务需求，同时开发了一批适应不同部门要求的客户化报表。
ERP系统搭建了一个基础的、集成的业务平台，为了更好的发挥这个平台功能，北方公司于2004年启动了基于ERP系统的数据仓库项目。该数据仓库以ERP数据为基础，同时集成了ERP上线前的业务数据和来自其它数据源的数据，为用户提供了多维的分析查询方式和数据展现方式。在充分分析公司各类经营指标的基础上，收集整理了目前公司各部门日常业务管理报表，理清了其中的基础数据的逻辑关系，确定了合理的数据仓库数据结构，使得数据仓库可以灵活应对各层面的需求变化。通过数据仓库的推广应用，初步解决了统计数据和系统数据不一致的问题，提高了统计分析工组的准确性和及时性。数据仓库使得数据之间的关联关系更加清晰，业务员可以方便的查询到从销售、采购、库存、财务直到发运等各个环节的关联信息，用户可以按权限根据自己的需求方便查询从2000年ERP上线到现在的所有业务信息。目前该系统已在业务和财务部门推广使用，得到了业务人员的认可。目前正在对所有历史业务信息进行归集整理，此项工作完成后通过数据仓库将可以对公司成立至今历年出口成交的客户、产品、数量、价格等信息进行分析查询，对公司战略决策将起到有力的支持作用。
数据仓库系统将会成为北方公司所有业务数据的汇集地，它的多维数据结构会给用户提供多方位的数据分析方式，全面展示公司的经营状况，同时我们也认识到这是一项长期的、艰巨的任务，需要细致的基础数据整理、充分的需求分析和站在公司战略高度的KPI设置与数据模型建立工作。
六、细化管理，更上层楼
北方公司通过ERP的实施不仅整合了相对分散的业务管理系统，搭建了公司集成的业务操作平台，也通过系统实施，使公司的基础数据最终成为公司的业务资产，同时为发挥公司信息资源的效益，进一步实现决策支持，辅助公司决策，服务公司战略发展的更高目标打下了基础。
北方公司实施ERP的过程，也是先进而严谨的管理理念与公司旧有管理习惯冲击磨合的过程。在这种磨合过程中，从最初对新管理方式的不适应，到迫于业务要求的简单接受，到开始探讨使用系统平台收集整理有效的管理信息，北方公司在基础管理上出现了良好的势头。
子公司的管理创新，更体现出规范化管理给企业焕发了生机。各个专业子公司不仅没有因为项目实施而影响经营，反而通过管理创新项目，激发了员工对企业的更大信心和工作的高度热情，他们抓住市场时机，实现了贸易规模的稳定增长，更在效益上有了很大提高。国际工程公司在公司系统内首家利用系统项目管理模块，实现项目运行的实时跟踪和项目运营效益的持续完整归集；化工公司全体员工参与上线运行，利用系统跟踪收汇及库存情况，利用系统进行合同效益考核，及时发现问题并解决问题，取得良好效果；运动器材公司以项目实施为契机，彻底解决了困扰多年的库存管理规范化问题；车辆公司利用项目实施，进行公开竞聘上岗，直接聘用竞聘评分最优者，激发了员工极大的工作热情，销售规模及利润均大幅增长。
世界各国的大公司实施ERP系统，均希望通过实施将企业的业务流程合理化，将系统信息集成并实现管理的持续改善，北方公司也是如此。实施ERP的过程给各实施单位注入了生机，北方公司的ERP实施也被合作伙伴充分认可。但我们清醒地认识到，ERP所引发的管理方式及管理规则的统一及调整将是长期的，有效地建立公司管理模式转化为信息化运作架构的机制是关键一环。为推动系统数据的有效使用，发挥信息效益，使系统信息为企业的精细化管理提提供最佳服务，北方公司加强精细化管理，发动公司各个业务部门，以防风险体系的落实为线索，以ERP系统应用为手段，落实公司各个管理和业务跟踪环节的数据来源和业务跟踪方式，从发现管理问题走向解决管理问题。目前北方公司基本实现主要业务管理统计信息从ERP系统直接生成，大大提高了工作效率。与此同时北方公司探讨利用企业信息平台，使加工后的数据能够更有效的为各个管理层面所使用，发挥更高的信息使用效益。北方公司的信息化建设开始逐步对企业的管理创新形成引导，并与企业的战略发展结合的更加紧密。
北方公司ERP的上线使用，为公司管理的进一步深入和提高建立了平台，随着系统的逐步深入使用，也不断显现出公司管理有待提高的空间，正确认识管理上所暴露的弱点，不断进行管理创新，北方公司就会逐步进入持续改善的良性循环。北方公司将努力把握先机正视挑战，不断追求管理的更高境界，努力寻求北方公司新的发展路径，实现公司的发展目标，为国有企业的良性发展做出自己的贡献。